Angestoßen durch die pandemische Lage suchen Unternehmen aktuell verstärkt nach Möglichkeiten, um ihre Arbeitsprozesse zu flexibilisieren, insbesondere um flexible Formen der Zusammenarbeit zu ermöglichen. Diese Aufgabe ist besonders relevant, zum Beispiel wenn manche Mitarbeitenden vor Ort, andere wiederum im Homeoffice sind, beide Gruppen aber an gemeinsamen Aufgaben und Zielen arbeiten. Da es für solche hybriden Formen der Kollaboration bisher keine Standardlösungen gibt, wurde in der Region Ost des Mittelstand 4.0. Kompetenzzentrum Usability das Berlin Hybrid Work Lab als Demonstrator aufgebaut. Insbesondere können im und mit dem Hybrid Work Lab Unternehmen hybride Arbeitsprozesse und -methoden niedrigschwellig ausprobieren und an Ihre Bedarfe angepasst konfigurieren. Weiterhin können über das Lab hybride Usability und User Experience (UUX) Tests sowie hybride Wissenstransfermaßnamen (z.B. hybride Workshops und Konferenzen) erprobt und durchgeführt werden. Das Berlin Hybrid Work Lab unterstützt damit KMUs bei der Entwicklung und Umsetzung dringend benötigter hybrider Arbeitsformen.
Nachfolgend werden beispielhaft drei der von Unternehmen geäußerte Bedarfsfälle geschildert, um aufzuzeigen, wie das Hybrid Work Lab dazu beitragen kann, die im Rahmen der Pandemie entstandenen, aber auch darüber hinaus weiter bestehenden Bedarfe, zu adressieren.
- Erprobung digitaler Tools für hybride, agile Arbeit
Kollaboration und Kommunikation haben beim agilen Arbeiten einen hohen Stellenwert. Es ist erforderlich, dass sich Teammitglieder regelmäßig austauschen und ihr Wissen synchronisieren. International räumlich und zeitlich verteilt arbeitende Teams setzen seit einiger Zeit auf voll digitale, meist online-basierte Tools. Um Kollaboration und Kommunikation zu unterstützen, kommen dabei zum Beispiel online-basierte Scrum-Boards (wie sie u.a. in Asana oder Trello abgebildet sind) zum Einsatz. Bisher gibt es noch keine Best Practices, wie hybrid arbeitende Teams mithilfe der bestehenden analogen und online-basierten Tools bzw. deren Kombination bestmöglich unterstützt werden können.
Diese Best Practices können im Berlin Hybrid Lab mit und für KMU (weiter-)entwickelt, ausprobiert und vermittelt werden. Insbesondere können im Hybrid Work Lab agil entwickelnde Softwareunternehmen digitale Unterstützungstools vor deren Einführung in die Entwicklungsprozesse ausprobieren und somit Best Practices für sich und ihr Unternehmen erarbeiten, bevor sie Lösungen in ihrem eigenen Unternehmen umsetzen.
- Erprobung hybrider Meeting-Formate für agile Arbeit
Neben einer gelungenen Kombination von analogen und digitalen Tools, ist ein regelmäßiger und gleichzeitig effizienter Informationsaustausch zwischen verteilt, d.h. an unterschiedlichen Orten, arbeitenden Teams essenziell für das Gelingen von agilen Arbeitsprozessen. Unsere eigenen Erfahrungen, die aktuelle Forschungsliteratur und Rückmeldungen von Unternehmen zeigen, wie schwierig es ist, hybride Meeting-Formate zu entwickeln und umzusetzen, die Kommunikation über räumliche und zeitliche Distanz effizient unterstützen.
Im Berlin Hybrid Work Lab können auf Basis dieser und ähnlicher Erfahrungen Best Practices für eine effiziente und gleichzeitig ressourcenschonende Umsetzung hybrider Meeting-Formate mit und für KMU (weiter-)entwickelt, ausprobiert und vermittelt werden. Ziel ist es, dass Unternehmen im Lab die eigenen agilen Meeting-Formate optimieren und neue hybride Formate ausprobieren können, bevor sie größere Änderungen und Anschaffungen im Unternehmen durchführen.
- Hybrides UX-Engineering
Der Branchenreport der German UPA von 2022 berichtet, basierend auf einer Befragung von 312 deutschen Expert*innen, dass noch erhebliches, bisher ungenutztes Entwicklungspotenzial in Bezug auf die Entwicklung von inklusiven und barrierefreien Softwareprodukten existiert. Gerade die Einbindung diverser Nutzergruppen (z.B. von Nutzenden mit Behinderungen) stellt jedoch Unternehmen nicht nur seit der Corona Pandemie vor hohe Hürden. Teils lange und nicht barrierefreie Anfahrtswege ermöglichen den Austausch mit diesen Gruppen nur mit großem organisatorischem und finanziellem Aufwand.
Mithilfe eines barrierefrei zugänglichen Arbeitsplatzes für remote Usability-Testing bzw. einer Beobachtungsmöglichkeit für Usability-Testings, die bei Nutzenden zuhause durchgeführt werden, kann das Hybrid Work Lab Unternehmen den Austausch mit sonst nur schwer erreichbaren Zielgruppen – trotz räumlicher Distanz – ermöglichen.